ادارة المشتريات

مقدمة

يقصد بالشراء في معناه الواسع ذلك النشاط الأداري الذي يتعدى حدود نشاط الشراء وإجراءاته المبسطة ، ليشمل التخطيط ورسم السياسات التي تغطي مجالات واسعة من الأعمال المكملة والمرتبطة بهذا النشاط من حيث أعمال البحث والتطوير التي تستهدف الأختيار الملائم للمواد ومصادر الحصول عليها ، والمتابعة لضمان التسليم الملائم ، والفحص والتدقيق على الشحنات التي تصل لضمان تطابق الكمية والجودة مع ما هو محدد في امر الشراء وتطوير وتنمية وسائل أفضل يمكن ان تزيد من قدرة وكفاءة إدارة المشتريات على تنفيذ سياسات الشراء ، والتنسيق مع الأدارات الأحرى ، والأتصال مع الأدارة العليا وذلك لغرض تسهيل العمليات وتنفيذ البرامج المتعلقة بنشاط الشراء .

وظيفة الشراء

هي الوظيفة المسؤولة عن توفير أو تدبير احتياجات المشروع من المواد ، والأمدادات والأجزاء والتجهيزات المختلفة التي يكون المشروع في حاجة إليها وفق سياسات محدودة وواضحة بما يخدم النشاطات الأخرى في المشروع للوصول إلى الأهداف المرسومة له.

وحدة إدارة المشتريات

من الوحدات الحيوية داخل سلسلة التوريد (Supply chain management (SCM وترتبط هذه الوحدة ارتباط وثيق بوحدة المخازن العامة والحسابات ومراقبة التكلفة ولتنصيب الوحدة الرجاء اتباع التعليمات التالية

تنصيب الوحدة

1. اذهب الى خيار settings

2. اذهب الى خيار modules ستظهر صفحة configuration overview ومن ثم نصب الوحدة البرمجية التالية Purchase Management في هذه الخيار تنصب الوحدة في النظام وعلى قاعدة البيانات ويتم ربطتها بالوحدات الأساسية

   إرشاد: هنا في هذه الوحدة يمكن التحكم في عمليات الشراء من الطلب حتى الدفع كما في الصورة رقم 1 اضافة مورد

   

   وحدةالمشتريات بعد التنصيب

1.Create or Import Suppliers

لإضافة موردين اتبع الخطوات التالية في هذا الخيار يتم تجهيز قائمة الموردين المحتلميت لديك وقائمة الزبائن

إرشاد: قائمة الموردين في حالة المشتريات تكون داخلية بمعنى انك تشتري عكس (المبيعات) المواد لشركة اخت او مشروع لد احد الشركات الأخت ويتم معالجة المشتريات حسابيا باستقلال تام بحيث ان طلب الشراء PO والفاتورة In وطلب التسليم DN يكون باسم المشروع او الشركة وتحمل على تكاليفها محاسبيا

ادخال مورد

1. اضغط على زر creat لانشاء مورد جديد

2. اضف المعلومات المطلوبة عن المورد وبعد الانتهاء اضغط على زر save

إرشاد: الادخل في المشتريات يجب ان يكون دقيقا جدا بحيث انها سوف تنعكس على وحدة الحسابات المركزية وهنا OpenERP قامة بعمل ما يسمى( مسودة فاتورة) بحيث انها ليست الاصلية هي عبارة عن طلب مراجعة للفاتورة يقدم للمدقق الحسابي بحيث يتم التحقق من صحتها وتحويلها لفاتورة أصلية تدخل الى عمليات الحسابات وذلك لان التدقيق ياتي دائما من وحدة الحسابات ولا يمكن الاعتماد والوثوق بشكل كلي برجل المشتريات تذكر مبدأ التحكم البسيط ( مدخل البيانات لايكون ابدأ مدققها )